Як звітувати про витрати у стипендійних фондах?

Роз'яснюємо процес звітування по витратах в рамках участі в стипендійному фонді Humancreed
Написано Оксана
Оновлено 4 місяці тому

Звітування про витрати — це процес надання інформації про витрати отриманої цільової стипендії та результати її використання підопічними. Цю обов'язкову активність вам необхідно робити протягом усього терміну участі в стипендійному фонді. 

Які умови витрачання стипендії? 

  • Як тільки ви отримали стипендію на свій рахунок, у той самий день ви можете почати її витрачати на потреби дитини згідно дозволених напрямків витрат.

  • Витрачайте стипендію виключно на потреби дитини з переліку "Стипендія покриває лише такі витрати", який вказаний на сторінці кожного стипендійного фонду на нашому сайті, а саме:

  1. Стипендійний Фонд від BlueCheck Ukraine для дітей з освітніми потребами

  2. Стипендійний Фонд від BlueCheck Ukraine для дітей з особливостями розвитку

  3. Стипендійний Фонд Дмитра Поворознюка

  4. Стипендійний Фонд поетеси Настасії Семенюк

  5. Стипендійний Фонд хореографа Ілони Гвоздьової

  • Використовуйте виключно безготівкову оплату, а саме:
  1. карткою в торговельній мережі

  2. карткою в Інтернеті

  3. переказом на банківський рахунок за реквізитами

  4. переказом з картки на картку

  5. переказом через термінал.

  • Звітуйте про витрати стипендії по мірі того, як здійснюєте оплати; не додавайте усі чеки в останній день перед наступною стипендією.
  • Витратіть усю стипендію протягом місяця до наступної виплати стипендії.

    Приклад Ви отримали стипендію 8 березня, тоді наступна виплата запланована на 8 квітня. Витратіть стипендію та прозвітуйте про витрати до 8 квітня. 
  • Ми розробили індивідуальний документ для кожного учасника, щоб вам було зручніше орієнтуватись, скільки ви вже витратили, чи всі квитанції відповідають умовам і т.д. Детальніше про це у статті “Як учасникам відстежувати свої звітування про витрати у стипендійному фонді”.

Як надіслати квитанції про оплату? 

Коли ви здійснили витрату стипендії (оплатили заняття тощо), протягом 1-2 днів  відзвітуйте про це у формі “Звіт про витрати”, яку ми надіслали вам на пошту.

Для цього виконайте наступні кроки:

  • Відкрийте форму “Звіт про витрати”.

  • Пропустіть поля Імʼя дитини, ID, Email (вони заповнюються автоматично). Якщо ви помітили якусь помилку в полях Імʼя дитини чи Email - напишіть нам про це на пошту support@humancreed.com 

  • Вкажіть дату здійснення покупки (вона має співпадати з датою в квитанції).

  • Вкажіть суму покупки (не додавайте валюту).

Неправильно:
213,25 грн (додана валюта) 
213 гривень і 25 копійок (прописано з валютою, копійки окремо виділені)
 213.25 (має бути кома, а не крапка)
  • Оберіть категорію витрат, яка найкраще описує вашу покупку. 
  • Додайте детальніший опис покупки:
  • Вкажіть отримувача - назву організації, ПІБ репетитора чи тренера тощо.
  • Прикріпіть фотографії або скани квитанцій, щоб підтвердити витрати. Важливо! Вони повинні відповідати вимогам, що описані нижче в частині Які вимоги до квитанцій?

Після відправлення форми фінансового звітування вам буде надіслано копію заповнених даних на вашу поштову скриньку. Перевірте, що отримана копія містить коректні дані про ваші витрати.

Які вимоги до квитанцій?

Впевніться, що у ваших квитанціях про оплату (чеках, скріншотах про оплату тощо) чітко видно наступну інформацію: 

  1. Дата здійснення покупки, яка співпадає з тією, яку ви вказуєте у формі “Звіт про витрати”.

  2. Сума покупки, яка співпадає з тією, яку ви вказуєте у формі “Звіт про витрати”.

  3. Призначення платежу (якщо при оплаті онлайн у вас немає такого поля, заповніть цю інформацію в поле Опис покупки у формі “Звіт про витрати”.

  4. Назва магазину, організації, ПІБ репетитора тощо. 

  5. Статус оплати успішний, а не “в обробці” тощо (для онлайн оплат).

Наша команда переглядає усі отримані квитанції, чи відповідають вони усім вимогам, які описані у цій статті. Після перевірки витрат менеджер Humancreed схвалює або відхиляє звіти.

Що робити, якщо у формі “Звіт про витрати” зробили помилку?

Якщо вам потрібно зробити якісь зміни у заповнених даних, заповніть ще раз форму “Звіт про витрати” з усіма правильними даними. 

При цьому у полі Дата покупки вкажіть ту, яка зазначена в квитанції (навіть, якщо вона відрізняється від тієї дати, коли ви повторно заповнюєте форму).

Що робити, якщо вашу квитанцію відхилили?

Якщо вашу квитанцію відхилили, заповніть ще раз форму “Звіт про витрати” з урахуванням усіх зауважень менеджера щодо попереднього звіту. 

При цьому у полі Дата покупки вкажіть ту, яка зазначена в квитанції (навіть, якщо вона відрізняється від тієї дати, коли ви повторно заповнюєте форму).

Детальніше про це у статті “Як учасникам відстежувати свої звітування про витрати у стипендійному фонді”

Як звіти впливають на розмір стипендії?

Щоб отримувати повну суму наступної стипендії, будь ласка, звітуйте про ваші витрати усієї стипендії вчасно, тобто до дати виплати чергової стипендії. 

Застереження!  Під час виплати чергової стипендії, її сума зменшується на суму Непідтверджених витрат.  Ця сума залишається у стипендійному фонді.

Непідтверджені витрати відображаються у вашому особистому файлі "Звіт про фінанси".

Приклад 1 Ви отримали 3000 гривень, прозвітували про витрати 2900 гривень, які були затверджені. Наступного місяця ви отримаєте 2900 гривень стипендії. 
Приклад 2 Ви отримали 2900 гривень стипендії і прозвітували про витрати 3000 гривень. Наступного місяця ви отримаєте 3000 гривень стипендії. 

Важливо! Якщо ви прозвітували про витрати 4000 гривень, наступна стипендія буде не більшою за 3000 гривень (сума, яка закладена на щомісячну стипендію для 1 дитини в стипендійному фонді).

Чи була наша стаття корисною?