Як учасникам відстежувати свої звітування про витрати у стипендійному фонді?

Роз’яснюємо, як легко відстежувати та контролювати процес звітування коштів в індивідуальному документі від команди Humancreed
Написано Оксана
Оновлено 2 місяці тому

Нагадаємо, батьки учасників надсилають усі чеки через форму “Звіт про витрати”. Детальніше про це у статті Як звітувати про витрати у стипендійних фондах 

Усі ці отримані квитанції протягом 1-3 робочих днів розглядають представники команди Humancreed, щоб впевнитись, що надані звіти відповідають умовам програми. 

Ми розробили індивідуальний документ “Фінансовий звіт” для кожного учасника. Ви отримаєте його після отримання першої стипендії на вашу електронну пошту. 

Його ціль - допомогти учасникам відстежувати, яку суму витрат стипендії вони вже прозвітували, чи всі квитанції відповідають вимогам участі в стипендійному фонді тощо. 

Важливо! Вам не потрібно нічого вписувати чи вносити в цей документ. Він оновлюється автоматично по мірі того, як ви надаєте свої квитанції і команда їх опрацьовує.

Документ має 3 вкладки:

  • Підсумки

  • Звіти з витрат

  • Виплата стипендій

Що найважливіше на вкладці Підсумки? 

Основні показники, за якими потрібно стежити:   

  • Сума виплаченої стипендії за весь період - відображає суму переказів стипендії, які були переказані батькам учасників протягом усього періоду участі в Humancreed.

  • Сума підтверджених витрат - відображає суму всіх квитанцій, які відповідають умовам участі в стипендійному фонді і команда Humancreed їх затвердила.

  • Сума непідтверджених витрат - це різниця між значенням поля “Сума виплаченої стипендії за весь період” та значенням поля “Сума підтверджених витрат”. Цей показник допоможе орієнтуватись вам, чеки на яку суму вам потрібно ще надати до наступної виплати.

Чому це важливо? Слідкуйте, щоб ця цифра до дати наступної стипендії була 0.
Наприклад,
Розмір стипендії для вашої дитини - 3000 грн. 
Сума непідтверджених витрат перед виплатою наступної стипендії -  100 грн.
Наступна стипендія для учасника - 2900 грн. 

Що найважливіше на вкладці Звіти з витрат?

Ця вкладка містить інформацію про всі квитанції, які ви надали у формі  “Звіт про витрати” і які отримала команда Humancreed. 

Основні моменти, на які треба звертати увагу:  

  1. Чи надали ви всі квитанції - якщо бачите, що якогось чеку бракує, це означає, що команда його не отримала.

  2. Стан розгляду витрати:

  • Відхилено - команда відхилила цю витрату, бо вона не відповідає умовам звітування в стипендійному фонді.
  • Затверджено - витрата і наданий звіт відповідає умовам звітування в стипендійному фонді, додаткових дій не потрібно.

Що робити, якщо платіж відхилено?

  1. Ознайомтесь з роз'ясненнями від нашого працівника у колонці “Коментар підопічним від менеджера команди підтримки” поряд з цим статусом (наприклад, бракує інформації про вид тренувань чи сума у квитанції не збігається з сумою у звіті). 

  2. Заповніть форму  “Звіт про витрати” ще раз, враховуючи всі коментарі від працівника Humancreed. 

Якщо у вас виникають запитання про відхилену витрату, ви можете написати нам про це пошту support@humancreed.com 

Що найважливіше на вкладці Виплата стипендій? 

На цій вкладці вказано всю ключову інформацію про надіслані стипендії протягом участі в Humancreed. Це інформація для загального ознайомлення та не потребує від вас виконання якихось додаткових дій.

Чи була наша стаття корисною?